Krav til reguleringsfryserier

Kontroll med mottak av varer til regulering

Ved mottak av varer skal mottakspapirer og vare kontrolleres om leveransen er som avtalt, og er i overenstemmelse med krav fra Totalmarked. Dersom hele eller deler av leveringen ikke tilfredsstiller krav skal rutine for avviksbehandling av varer til Totalmarked brukes. Se dokument om avviksbehandling.

Varer med feil som returneres strykes på innleggs oppgaven før den sendes til Kontrollavdelingen i Nortura. Ved retur er vareleverandør ansvarlig for å skaffe transport. Sending av bestillingsseddel og innleggs oppgave til Nortura skal skje tidligst mulig.

Kontroll av lister fra kontrollavdelingen
Hver mandag sender Kontrollavdelingen ut beholdningslister og transaksjonslister som viser sum antall og vekt på hver ordre som ble ekspedert foregående uke. Disse listene skal fryseriene sjekke. Beholdningslistene sjekkes ved at kvantum på lista vurderes opp mot fysisk beholdning. Ved tomt lager gis beskjed til Kontrollavdelingen. Dersom det på Totalmarked sin beholdningsliste ligger igjen et kvantum må årsaken til dette finnes. I motsatt fall blir administrator for fryseriet fakturert det gjenværende kvantumet. Transaksjonslistene er egentlig ei liste over oppgavenummer, og brukes til å sjekke at Totalmarked har registrert alle ordre som er sendt inn fra fryseriene. Er det gamle ordre som mangler, sendes disse inn på nytt for registrering, eller det tas en telefon inn til Kontrollavdelingen for å sjekke om ordren er mottatt.

Rutiner ved månedsavslutninger
Ved månedsavslutninger er det enda mer påkrevet enn vanlig at fryseriene sender inn kjøps- og salgsordre inn til Kontrollavdelingen så fort som mulig av hensyn til Konsernregnskapet. Etter at alle kjøps- og salgsordre tilhørende gammel periode er ferdig registrert i Kontrollavdelingen, kjøres i tillegg til de ukentlige lister: Lagerleierapport, godtgjørelsesrapport, og en del lagerverdirapporter.

Fryserienes tilgodehavende av lagerleie og godtgjørelser registreres på egne rapporter som sendes sammen med beholdningslister og transaksjonslister til fryseriene/administrator. Beløpene faktureres og fakturaene sendes Kontrollavdelingen pr. post. Spesielle tilleggstjenester som fryseriene utfører, faktureres på egne fakturaer etter avtale.

Uttak fra reguleringslager
Ved uttak fra reguleringslager skal uttaksoppgave produseres etter de til enhver tid gjeldende krav fra Totalmarked. Alle relevante opplysninger skal være med på uttaksoppgaven. (Det er Kontrollavdelingen som fakturere kunde og sender ut faktura). Igjen så er det viktig at fryseriet sjekker om at alle ordre blir registrert ved kontroll av tilsendte transaksjonslister. Det er også viktig at fraktbrev og andre følgepapirer som skal følge lasset er fullstendig og riktig utfylt.

Tint slakt fra reguleringslager
Ved uttak fra reguleringslager kan mottaker gjøre avtale med fryseriene om tining av slaktet. Det er viktig å presisere at dette ikke er en tjeneste som leveres fra markedsreguleringen men et forhold kunde selv har direkte med frysehuset. Alt salg fra reguleringslagret på firbente er frossen vare. Når emballasje på slaktet brytes for opphenging til tining for kunde, har ansvaret og risikoen byttet eier. Mottager og eller fryseriet må selv sørge for at det benyttes rene kroker.

Generelt
For øvrig skal alle våre fryselagre tilfredsstille de til enhver tid gjeldende offentlige krav, lover, regler og forordninger som gjelder for deres innfrysnings-, håndterings- og lagringsvirksomhet av næringsmidler. Videre være forpliktet til enhver tid å holde seg godt orientert og oppdatert på disse samt eventuelle endringer fra offentlige myndigheter. 

Kontaktperson: Ludmila Naustvik